Apostilla, autenticación y notarización: ¿cuál es la diferencia?
Cuatro palabras se usan como si significaran lo mismo —notarización, copia certificada, autenticación y apostilla— y confundirlas es como la gente termina en la oficina equivocada con el documento equivocado. En realidad son cuatro cosas distintas que se apoyan una en otra.
Esto es lo que significa cada una en lenguaje sencillo, y cómo encajan en un solo proceso.
Puntos clave
- La notarización es el acto de base: un notario da fe de una firma.
- Una copia certificada demuestra que una copia coincide con el registro original.
- La autenticación certifica que la firma y el sello de un funcionario son genuinos.
- La apostilla es la forma de autenticación de un solo certificado para los países de La Haya.
Los cuatro términos, en pocas palabras
Cómo se encadenan
La trampa con los registros vitales
Entonces, ¿cuál necesita?
¿Confundido sobre en qué paso se encuentra?
Díganos el documento y adónde va: confirmaremos exactamente lo que necesita, de la notarización a la apostilla, y le enviaremos un precio cerrado en un día hábil.
Preguntas frecuentes
¿Es una apostilla lo mismo que una notarización?+
No. La notarización es el acto de base: un notario verifica la identidad y da fe de una firma. La apostilla llega después y certifica que la firma y el sello del notario (u otro funcionario) son genuinos, para que el documento se acepte en el extranjero. Una es el paso de la firma; la otra la autentica.
¿Es la apostilla un tipo de autenticación?+
Sí. La autenticación es el acto general de certificar que la firma y el sello de un funcionario son genuinos. La apostilla es la forma de autenticación de un solo certificado que se usa entre países del Convenio de La Haya; para los no miembros, la autenticación adopta en cambio la forma de una cadena de legalización.
¿Qué es una copia certificada y necesito una?+
Una copia certificada es una copia fiel oficial de un registro. Para los registros vitales, como los certificados de nacimiento o de matrimonio, la copia certificada debe provenir de la oficina gubernamental que la custodia; un notario normalmente no puede certificar esas. Esa copia certificada suele ser el documento que luego se apostilla.
¿Puede un notario expedir una apostilla?+
No. Un notario realiza la notarización pero no expide apostillas ni certificados de autenticación. Esos provienen de una autoridad designada: una Secretaría de Estado para los documentos estatales, o el Departamento de Estado de EE. UU. para los federales.
¿Cuál necesito en realidad?+
Depende del documento y de adónde va. La mayoría de los documentos primero se notarizan o los expide una oficina gubernamental, y luego se apostillan —o legalizan— para el país de destino. Díganos el documento y el país y le confirmaremos los pasos exactos.