Apostilla estatal o federal: ¿cuál necesita?
Casi toda apostilla que se rechaza se reduce a un error evitable: el documento se envió a la autoridad equivocada. Los documentos estatales y los federales los apostillan oficinas completamente distintas, y una no puede hacer el trabajo de la otra.
La buena noticia es que distinguirlos es sencillo una vez que conoce la regla. Esta guía le da esa regla, los ejemplos que cubren la mayoría de los casos, y qué hacer cuando una misma solicitud necesita ambas.
Puntos clave
- Quién expidió el documento decide la autoridad, no de qué trata.
- Documentos estatales → la Secretaría de Estado. Documentos federales → el Departamento de Estado de EE. UU.
- Un documento notarizado es siempre un documento estatal.
- Una misma solicitud puede necesitar ambas; cada una va a su propia autoridad.
La única regla que lo decide
Documentos estatales (Secretaría de Estado)
- • Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción
- • Sentencias de divorcio y registros judiciales
- • Títulos y expedientes académicos
- • Poderes notariales y declaraciones juradas
- • Registros corporativos y de existencia (good standing)
- • Cualquier documento notarizado
Documentos federales (Departamento de Estado de EE. UU.)
- • Certificados de antecedentes del FBI
- • Certificados de naturalización y de ciudadanía
- • Cartas de beneficios del Seguro Social
- • Documentos del IRS (p. ej., el Formulario 6166)
- • Certificados de la FDA y el USDA
- • Patentes y marcas de EE. UU.
La trampa: un documento notarizado
Cuándo necesita ambas
¿No está seguro de cuál necesita su documento?
Díganos el documento y el destino: confirmaremos si es estatal o federal, lo enrutaremos correctamente y le enviaremos un precio cerrado en un día hábil.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si mi documento es estatal o federal?+
Fíjese en quién lo expidió o firmó. Si lo expidió una oficina estatal o del condado —una oficina de registros vitales, un tribunal, una universidad o un notario— es un documento estatal. Si lo expidió un organismo federal —el FBI, USCIS, la Administración del Seguro Social o el IRS— es federal. Los documentos estatales los apostilla una Secretaría de Estado; los federales, el Departamento de Estado de EE. UU.
¿Puede una Secretaría de Estado apostillar un documento federal?+
No. Una Secretaría de Estado solo puede autenticar documentos de ese estado. Los registros federales deben ir a la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de EE. UU. Enviar un documento federal a una oficina estatal es la razón más común por la que se rechazan estas solicitudes.
¿Cuál es más rápida, la apostilla estatal o la federal?+
Las apostillas estatales suelen ser más rápidas —a menudo unos días hábiles una vez que se tiene el documento en mano—, mientras que las apostillas federales las fijan los tiempos de tramitación vigentes del Departamento de Estado de EE. UU. y por lo general tardan más. Le damos un plazo realista para la que corresponda.
Mi documento fue notarizado, ¿es estatal o federal?+
Un documento notarizado es un documento estatal. Al notario lo comisiona un estado, así que lo apostilla la Secretaría de Estado del estado del notario, aunque la carta o el formulario subyacente trate de un asunto federal.
¿Y si necesito apostillar documentos estatales y federales a la vez?+
Es común: por ejemplo, un certificado de nacimiento (estatal) más un certificado del FBI (federal) para el mismo visado. Gestionamos ambos en un único pedido coordinado, enrutando cada uno a la autoridad correcta para que usted no tenga que llevar dos procesos.