Cómo obtener una apostilla (paso a paso)

Por Frank MetayerActualizado 16 de agosto de 2026

Obtener una apostilla empieza con dos preguntas que no tienen nada que ver con el papeleo: ¿quién expidió este documento y qué versión de él tiene usted realmente? Esas dos respuestas deciden todo lo demás. Los rechazos que vemos con más frecuencia se remontan a uno de dos errores, y ambos ocurren antes de que una oficina gubernamental toque siquiera el documento: fue a la autoridad equivocada, o no era la versión certificada o notarizada sobre la que esa autoridad puede actuar. Acierte en ambas cosas desde el principio y el resto es, en su mayoría, presentar y esperar.

Esta guía recorre el proceso en cinco pasos, en el orden en que realmente los hará: (1) identifique el documento y quién lo expidió —estatal o federal, lo que más gente confunde—; (2) obtenga la versión correcta —una copia certificada para los registros vitales, o un original notarizado para los documentos que usted mismo firma—; (3) preséntelo ante la autoridad correcta; (4) añada una traducción certificada solo si el destino la exige; y (5) si el país de destino no es miembro del Convenio de Apostilla de La Haya, gestione en su lugar la legalización consular. Una sección final cubre los errores que con más frecuencia provocan un rechazo, para que pueda anticiparse a ellos antes de presentar la solicitud.

Puntos clave

El error más costoso es enviar un documento a la autoridad equivocada: los registros estatales y locales van a la Secretaría de Estado (o su oficina equivalente) del estado emisor, mientras que los documentos federales —como los certificados de antecedentes del FBI— solo puede apostillarlos el Departamento de Estado de EE. UU.
La apostilla la expide el gobierno que produjo el documento —el estado que lo emitió, no el estado donde usted vive ahora—.
Debe apostillar la versión correcta: una copia certificada para los registros vitales, o un original notarizado para los documentos privados como declaraciones juradas y cartas. Una simple fotocopia o un escaneo se rechazan.
Añada una traducción certificada solo si el destino la exige: lo decide el país o la institución receptora, así que confirme tanto el requisito como el orden en que hacerlo antes de presentar la solicitud.
Si el país de destino no es miembro del Convenio de Apostilla de La Haya, la apostilla no será aceptada; ese documento necesita en su lugar la legalización consular. Verifique la pertenencia en la tabla de estado de la HCCH antes de elegir una vía.

Paso 1: Identifique el documento y quién lo expidió

Toda apostilla la expide el mismo nivel de gobierno que produjo el documento, así que el primer movimiento es mirar el sello, el bloque de firma y el membrete y preguntar: ¿quién expidió esto? Si lo expidió o lo firmó un organismo federal de EE. UU. —un FBI Identity History Summary (certificado de antecedentes), un documento de USCIS, una carta del IRS, un registro del Seguro Social o un documento de un tribunal federal de EE. UU.— es un documento federal, y solo la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de EE. UU., en Washington, D. C., puede apostillarlo. Ninguna oficina estatal puede.

Casi todo lo demás es un registro estatal o local: certificados de nacimiento, matrimonio, defunción y divorcio; títulos y expedientes académicos; poderes notariales, declaraciones juradas y cartas que usted firma ante un notario; y registros corporativos como un certificado de existencia (good standing). Estos los apostilla la Secretaría de Estado —o la oficina equivalente— del estado que los expidió. El detalle que más gente pasa por alto: es el estado emisor, no su estado de residencia. Un certificado de nacimiento de Ohio se apostilla en Ohio aunque usted ahora viva en California, y enviarlo a la oficina de su estado de residencia solo le cuesta tiempo.

Un puñado de estados tramita las apostillas a través de una oficina distinta: un Lieutenant Governor (Hawái y Utah, por ejemplo), una división de autenticación específica, o una autoridad de secretarios estatales en lugar de un simple mostrador de «Secretary of State». Una vez que sepa el estado emisor, confirme la autoridad concreta de ese estado y sus reglas de presentación vigentes antes de enviar nada.

Paso 2: Obtenga la versión correcta del documento

Saber quién expidió el documento es solo la mitad de la respuesta: también necesita la versión sobre la que la autoridad puede actuar legalmente, y aquí es donde se separan los registros vitales y los documentos privados. Para los registros vitales (nacimiento, defunción, matrimonio, divorcio) necesita una copia certificada de la oficina de registros vitales, el secretario del condado o el registrador estatal, que lleve una firma original y un sello en relieve o impreso. Una simple fotocopia, un certificado «de recuerdo» o conmemorativo del hospital, o un escaneo con el teléfono serán rechazados; y en muchos estados un notario tiene legalmente prohibido certificar la copia de un registro vital, así que solicite una copia certificada nueva en lugar de intentar notarizar una que ya tiene.

Para los documentos privados que usted mismo crea —declaraciones juradas, declaraciones de estado civil, cartas de autorización y consentimiento, poderes notariales, resoluciones de una empresa— el papel no es un registro gubernamental, así que no puede autenticarse por sí solo. En su lugar, usted lo firma ante un notario público, y es la comisión del notario lo que la Secretaría de Estado verifica y apostilla. Antes de presentar la solicitud, compruebe que el bloque notarial esté completo y correcto: el sello o timbre, la firma del notario, la fecha de vencimiento de la comisión y el lugar (el condado y el estado donde se firmó). Un dato notarial ausente o que no coincide es una de las razones más comunes por las que un estado devuelve un documento sin tramitar.

Paso 3: Envíelo a la autoridad correcta

Ahora presente el documento ante la autoridad que identificó en el Paso 1: los registros estatales y locales a la Secretaría de Estado (o su oficina designada) del estado emisor, y los documentos federales al Departamento de Estado de EE. UU. Algunos estados añaden un paso para los documentos notarizados —un secretario del condado debe certificar primero la comisión del notario antes de que la Secretaría de Estado lo apostille—, así que compruebe si ese paso de autenticación del condado aplica en el estado emisor antes de enviar nada por correo.

Los métodos de presentación y los plazos varían mucho. Según el estado, una oficina puede aceptar solicitudes en persona, por correo o en línea, y la tramitación puede ir desde el mismo día en un mostrador hasta varias semanas por correo; algunos estados ya ofrecen una apostilla electrónica para los registros que reúnan los requisitos. Trate cualquier plazo publicado como un punto de partida, no como una promesa, porque los atrasos estatales y federales cambian. A fecha de 2026, las autenticaciones federales del Departamento de Estado de EE. UU. han llegado a demorarse, así que verifique el plazo de tramitación vigente de su autoridad concreta —y prevea el tiempo de correo en cada sentido— en lugar de suponer que la cifra del año pasado sigue vigente.

Paso 4: Añada una traducción certificada solo si el destino la exige

Una apostilla certifica de dónde procede un documento y que la firma o el sello que lleva son genuinos; no traduce el documento. Si además necesita una traducción certificada lo decide por completo el país o la institución receptora —el consulado, el tribunal, la universidad o el empleador que lo leerá—, no la autoridad estadounidense que expide la apostilla. Algunos destinos aceptan el original en inglés; otros exigen una traducción certificada o jurada al idioma local.

El orden importa, y varía según el destino. Un enfoque común es apostillar primero el documento original y traducirlo después, pero algunas autoridades quieren que se apostille la propia traducción, y otras quieren que la certificación del traductor se notarice y luego se autentique junto con el original. Como hacerlo en la secuencia equivocada suele significar empezar de cero, confirme tanto el requisito como el orden con la autoridad receptora antes de presentar la solicitud.

Paso 5: Compruebe si el destino es miembro de La Haya

Una apostilla solo funciona entre países que pertenecen ambos al Convenio de Apostilla de La Haya. Si su destino es miembro, la apostilla es el paso final —no interviene ninguna embajada ni consulado, y el país receptor debe aceptar el documento sin más legalización—. A fecha de 2026, más de 125 países y territorios son miembros (entre las incorporaciones recientes están China, en vigor desde noviembre de 2023, y Canadá, en vigor desde enero de 2024), y la lista sigue creciendo, así que confirme su destino en la tabla de estado de la HCCH (Conferencia de La Haya) antes de presentar la solicitud, en lugar de fiarse de una lista antigua.

Si el destino no es miembro —los Emiratos Árabes Unidos son un ejemplo habitual— la apostilla no será aceptada. Esos documentos necesitan en su lugar la legalización consular: una cadena más larga que suele pasar por la Secretaría de Estado o el Departamento de Estado de EE. UU. y luego por la embajada o el consulado del país de destino, a veces con un paso de autenticación añadido en medio. Los dos procesos no son intercambiables, así que verifique el estado de La Haya de su destino antes de elegir una vía.

Errores comunes que provocan rechazos

Los rechazos que corregimos con más frecuencia caen en una lista corta, y el mayor con diferencia es enviar el documento a la autoridad equivocada: mandar un certificado de antecedentes del FBI a una Secretaría de Estado (debe ir al Departamento de Estado de EE. UU.), o enviar un certificado de nacimiento estatal a Washington, D. C. Acertar en el Paso 1 evita la demora más costosa, porque un documento mal enrutado suele tener que volver a usted y salir de nuevo.

Otros dos son fáciles de evitar. Primero, presentar una copia no certificada en lugar de una certificada, o intentar apostillar un documento que nunca se notarizó correctamente. Segundo —y este ocurre después de expedida la apostilla— separar, volver a grapar o alterar de cualquier otro modo el certificado. La apostilla está unida o fijada a las páginas concretas que certifica; separarlas o manipular el paquete puede anularla, así que déjelo exactamente como la autoridad lo ensambló. Por último, algunos estados y partes receptoras rechazan las copias certificadas con más antigüedad que un periodo fijado, así que compruebe las reglas de vigencia de su registro vital antes de solicitar la copia que va a presentar.

Ahórrese las conjeturas: nosotros gestionamos cada paso

Díganos su documento y adónde va. Identificaremos la autoridad correcta, obtendremos la copia certificada o gestionaremos la notarización, añadiremos una traducción certificada o la legalización consular cuando el destino lo exija, y lo presentaremos por usted en todo el país, con un precio cerrado y todo incluido antes de empezar cualquier trámite.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda en obtenerse una apostilla?+

Depende de la autoridad y del método. Una Secretaría de Estado puede tramitar una solicitud el mismo día en persona o tardar varias semanas por correo, y las autenticaciones federales del Departamento de Estado de EE. UU. pueden tardar más, sobre todo durante los atrasos. Como estos plazos cambian, confirme el tiempo de tramitación vigente para su autoridad concreta antes de presentar la solicitud; a fecha de 2026, algunas oficinas federales y estatales se han demorado, así que añada el tiempo de correo en cada sentido al planificar.

¿Cuánto cuesta obtener una apostilla?+

Depende del documento, la autoridad emisora y la rapidez que necesite. Recibe un precio cerrado antes de empezar cualquier trámite, sin cargos ocultos ni compromiso.

¿Qué autoridad expide la apostilla?+

El gobierno que produjo el documento. Los registros estatales y locales —certificados de nacimiento, matrimonio, defunción y divorcio, documentos notarizados, títulos y registros corporativos— los apostilla la Secretaría de Estado (o la oficina equivalente) del estado emisor. Los documentos federales, como los certificados de antecedentes del FBI u otros registros de organismos federales de EE. UU., los apostilla únicamente el Departamento de Estado de EE. UU. Apostille Near Me es un servicio privado; no es un organismo gubernamental, ni una Secretaría de Estado, ni el Departamento de Estado.

¿Necesito una traducción certificada para obtener una apostilla?+

Solo si el destino la exige. Los requisitos de traducción los fija el país o la institución receptora, no la autoridad estadounidense que expide la apostilla. Algunos destinos aceptan el original en inglés; otros exigen una traducción certificada o jurada, y unos pocos quieren que se apostille la propia traducción. Confirme el requisito exacto —y si traducir antes o después de la apostilla— con la autoridad receptora antes de presentar la solicitud.

¿Cuál es el error más común al obtener una apostilla?+

Enviar el documento a la autoridad equivocada. Los documentos federales, como los certificados de antecedentes del FBI, deben ir al Departamento de Estado de EE. UU., mientras que los registros estatales y locales van a la Secretaría de Estado del estado emisor; confundir ambos es una causa frecuente de solicitudes rechazadas. Muy de cerca le siguen presentar una fotocopia no certificada en lugar de una copia certificada, y separar o alterar la apostilla después de expedida, lo que puede anularla.

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