¿Qué documentos necesitan apostilla?

Por Frank MetayerActualizado 16 de agosto de 2026

Casi cualquier documento de EE. UU. puede apostillarse —un certificado de nacimiento, un título, un poder notarial, un certificado de antecedentes del FBI, las actas de constitución de su empresa— siempre que vaya destinado a un país del Convenio de Apostilla de La Haya. (Para un país fuera de ese tratado, el documento pasa en su lugar por la legalización consular, no por una apostilla.) Lo que cambia de un documento a otro no es si reúne los requisitos, sino dos cosas: qué autoridad expide la apostilla, y qué debe ocurrirle antes al documento —una copia certificada, o la firma de un notario— para que esa autoridad lo toque.

Esta lista de verificación agrupa por tipo los documentos que la gente apostilla con más frecuencia, y asigna a cada uno su autoridad emisora y su paso de preparación. Acierte en esos dos y el proceso es rutinario. Equivóquese —el error más común es enviar un documento federal a una oficina estatal— y su papeleo vuelve sin autenticar, costándole lo único que un pedido de apostilla no puede devolverle: tiempo.

Puntos clave

Dos reglas de enrutamiento lo deciden todo: los documentos expedidos por un estado o notarizados van a la Secretaría de Estado del estado emisor; los documentos federales van solo al Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D. C.
Los registros vitales —nacimiento, matrimonio, defunción, divorcio— necesitan una copia certificada que lleve la firma y el sello del funcionario, nunca una simple fotocopia ni un certificado de recuerdo del hospital.
Los documentos privados como poderes notariales, fes de soltería, títulos y cartas bancarias o de empleo normalmente deben notarizarse primero, para que el estado tenga una firma que autenticar.
Los certificados de antecedentes del FBI, los certificados de naturalización y las cartas del Seguro Social son documentos federales: ninguna Secretaría de Estado puede apostillarlos.
La tarjeta de residencia física (green card) no se apostilla en sí misma —normalmente se apostilla otro documento distinto—, y en algunos estados los documentos corporativos van por una oficina distinta que los notarizados, así que confirme los detalles antes de presentar la solicitud.

Primera pregunta: ¿estatal o federal?

Antes de pensar en su documento concreto, responda una pregunta, porque decide adónde va todo. Los Estados Unidos operan dos sistemas de autenticación paralelos. Un documento expedido por un estado de EE. UU. —o un documento privado notarizado dentro de ese estado— lo apostilla la Secretaría de Estado de ese estado (unos pocos estados asignan la tarea a otra oficina, como un Lieutenant Governor). Un documento expedido por el gobierno federal lo apostilla únicamente la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de EE. UU., en Washington, D. C.

Este es el error que devuelve más pedidos que cualquier otro. Un certificado de antecedentes del FBI enviado a una oficina estatal es rechazado porque ningún estado puede autenticar un sello federal; un certificado de nacimiento estatal enviado a Washington se devuelve porque no lo expidió el gobierno federal. Hay una segunda regla de enrutamiento dentro del sistema estatal, además: un documento debe apostillarlo el estado que lo creó. Un certificado de nacimiento de California no puede apostillarse en Texas: vuelve a California, siempre.

Registros vitales: nacimiento, matrimonio, defunción, divorcio

Los registros vitales son los documentos que más se apostillan, normalmente para la doble nacionalidad, el matrimonio en el extranjero, o solicitudes de visado y residencia. El detalle que hace tropezar a la gente: necesita una copia certificada expedida por la oficina que custodia el registro, con la firma del registrador y el sello en relieve o impreso, no el certificado de recuerdo del hospital ni una fotocopia casera. Esa copia certificada es lo que la Secretaría de Estado autentica, en el estado donde se registró el hecho.

Las sentencias de divorcio siguen una vía algo distinta porque son registros judiciales: la copia debe ir certificada por el secretario del tribunal que concedió el divorcio, y algunos estados añaden un paso en el que se autentica la firma de un funcionario judicial antes de que la Secretaría de Estado expida la apostilla. Muchos países receptores quieren además una copia expedida recientemente, así que si su certificado tiene años, solicite una copia certificada nueva antes de empezar.

Documentos personales y legales

Las fes de soltería (también llamadas certificados de no constancia de matrimonio o de celibato), los poderes notariales y los expedientes de adopción comparten un mismo mecanismo: son documentos privados sin sello gubernamental propio, así que deben firmarse primero ante un notario público. La Secretaría de Estado autentica entonces la comisión del notario: la apostilla certifica al notario, lo cual a su vez valida su firma.

Un matiz a vigilar: algunos estados exigen que un secretario del condado certifique la firma del notario antes de que la Secretaría de Estado actúe, lo que añade un paso. Los expedientes de adopción son un proyecto en sí mismos: son paquetes de muchos documentos (estudios del hogar, referencias, estados financieros, certificados de antecedentes), y cada pieza se prepara y apostilla de forma individual, a veces por las vías estatal y federal a la vez.

Documentos educativos: títulos y expedientes académicos

Los títulos y los expedientes académicos tienen demanda constante para empleos de docencia en el extranjero, estudios superiores y visados de trabajadores cualificados. Un título es un documento privado, así que suele apostillarse de una de dos maneras: un notario da fe de una copia fiel, o un funcionario de la escuela firma una declaración que luego se notariza —y en ambos casos la Secretaría de Estado autentica al notario—. Los expedientes académicos más a menudo necesitan una copia sellada y certificada por el registrador, extraída directamente de la escuela.

Qué método aceptará una escuela y un país de destino varía, así que conviene confirmar ambos antes de notarizar nada: rehacer la autenticación de un título porque se certificó la copia equivocada es una demora común y evitable. A fecha de 2026, algunas universidades también emiten títulos electrónicos, que cambian los pasos de preparación; confirme el proceso de su escuela antes de presentar la solicitud.

Registros corporativos y todo lo que deba notarizarse primero

Los documentos corporativos expedidos por un estado —actas de constitución, un certificado de existencia (good standing), registros de formación certificados— llegan ya certificados desde la división de empresas del estado y van a la Secretaría de Estado para la apostilla. Conviene saberlo: en algunos estados la oficina que expide y autentica los registros de empresas es distinta del mostrador que tramita los documentos notarizados, así que un pedido corporativo y uno notarizado pueden seguir vías internas diferentes incluso dentro de un mismo estado.

Todo lo demás en el mundo empresarial —estatutos, acuerdos operativos, resoluciones de la junta, contratos comerciales, y cartas de un empleador o un banco— es un documento privado sin sello gubernamental, lo que significa que debe firmarse ante un notario antes de que el estado pueda autenticarlo. El hilo conductor de toda esta lista: un documento necesita o bien una certificación oficial (un registro vital, una copia judicial, un registro corporativo estatal) o bien una notarización antes de que cualquier autoridad de apostilla actúe. Una simple fotocopia sin firmar no puede apostillarse: ese es el punto de partida que la gente más a menudo se salta.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda en apostillarse un documento?+

Depende del documento y de la autoridad, y los plazos cambian, así que confirme antes de presentar la solicitud. A fecha de 2026, muchas oficinas de la Secretaría de Estado devuelven los documentos en un plazo que va desde el mismo día hasta unas semanas, mientras que los documentos federales tramitados por el Departamento de Estado de EE. UU. suelen tardar más y su atraso fluctúa. Si tiene una fecha límite, planifique en torno al documento más lento de su pedido, que normalmente es el federal.

¿Cuánto cuesta apostillar un documento?+

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¿Qué autoridad expide la apostilla de mi documento?+

Se reduce a quién expidió o notarizó el documento. Cualquier cosa expedida por un estado de EE. UU. o notarizada dentro de un estado —registros vitales, declaraciones juradas notarizadas, títulos, la mayoría de los registros corporativos— la apostilla la Secretaría de Estado de ese estado (un puñado de estados usa una oficina distinta, como un Lieutenant Governor). Cualquier cosa expedida por el gobierno federal —certificados de antecedentes del FBI, certificados de naturalización, cartas del Seguro Social— la apostilla únicamente el Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D. C. Haga coincidir el documento con el gobierno que lo creó y tendrá la autoridad correcta.

¿Mi documento también necesita traducción?+

Depende de las reglas del país de destino, así que confirme con la oficina receptora. En la mayoría de los casos la secuencia es apostillar primero y traducir después, pero algunos países quieren que la propia traducción se certifique, notarice y apostille como documento independiente. Como el orden importa y una secuencia equivocada implica rehacer el trabajo, conviene confirmarlo antes de empezar.

Mi pedido tiene un documento federal y uno estatal, ¿van al mismo sitio?+

No, y esta es una de las confusiones más comunes y costosas. Suponga que apostilla juntos un certificado de antecedentes del FBI y un certificado de matrimonio: el certificado del FBI es un documento federal que solo el Departamento de Estado de EE. UU. puede autenticar, mientras que el certificado de matrimonio va a la Secretaría de Estado del estado donde se registró. Viajan por dos vías separadas, con distintos tiempos de tramitación. Enviar ambos a una sola oficina hace que el documento mal enrutado vuelva sin autenticar.

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